page break và section break trong word

Khái quát:

  • Page break dùng để đặt 1 mục sang đầu trang mới nhanh hơn thay vì bạn phải ấn enter nhiều lần,  ngoài ra những phần bạn chỉnh sửa trước chỗ đặt break page sẽ ko làm ảnh hưởng tới bố cục của từ  chỗ đặt  break page trở đi.
  • Section break: dùng để chia ra nhiều section (đoạn văn bản) khác nhau trong cùng 1 văn bản, để từ đó, bạn định dạng riêng cho từng section:  1 ví dụ rất hữu  ích: bạn muốn phần mục lục ở đầu văn bản và phần đó ko có đánh số trang, còn phần luận văn chính thì có đánh số trang => chính là section break. Ngoài ra: có thể định dạng header/footer riêng …

I. page break và section break trong word – Rất hữu ích cho bạn nào đang làm luận văn:

1 BREAK PAGE
Mục tiêu của việc break page trong Word là để những chỉnh sửa từ trang đầu tiên đến trang break sẽ không ảnh hưởng đến những trang bên dưới (vị trí tương đối giữa các đoạn, giữa các ảnh .v.v…).
Xem hình minh họa:
Ví dụ bạn có 1 trang có nội dung:

Giờ bạn muốn break page thành 3 trang, để khi bạn có chỉnh sửa gì ở trang 1 thì tiêu đề phần 2 và 3 luôn luôn ở đầu trang:

2

Bạn làm như sau:
1. Đặt dấu nháy tại nơi bạn muốn break sang trang mới (ví dụ muốn break phần 2 sang trang mới thì đặt ngay phần 2).
2. Vào menu Insert/Break…
3. Một cửa sổ hiện ra và bạn chọn Page break –> OK.
4. Tương tự bạn làm cho phần 3. (Xem hình minh họa bên dưới).

2

4

Thật là quá dễ, chúng ta làm luôn phần break section nhé! Xem tiếp ở phần 2.

2 BREAK SECTION
Mục tiêu của break section là để ngắt ngang những định dạng của các trang ở phần trên, để tạo 1 định dạng khác cho những trang phía dưới. Bởi vì khi word tự nhảy sang 1 trang mới thì mang theo luôn những định dạng về trang và một số định dạng khác xuống trang mới tạo.
Ví dụ bạn có 1 trang dọc rồi đến 1 trang ngang rồi lại đến 1 trang dọc như hình minh họa dưới đây thì bạn phải dùng đến break section.

5

Bạn làm các bước như hình sau:
1. Đặt dấu nháy tại nơi bạn muốn break sang trang mới (ví dụ muốn break phần 2 sang trang mới thì đặt ngay phần 2).
2. Vào menu Insert/Break…
3. Một cửa sổ hiện ra và bạn chọn Next Page trong phần Section break types –> OK.
4. Đứng tại trang mới vừa được break section, bạn vào menu File/Page Setup…
5. Một cửa sổ hiện ra và bạn chọn Landscape trong phần Orientation –> OK
6. Tương tự bạn làm cho trang 3 bạn phải làm cho nó dọc lại. (Xem hình minh họa bên dưới).

6

7

8

9

Như vậy là bạn đã có được trang 1 là trang dọc và trang 2 là trang ngang. Nếu có thêm trang 3 nữa thì trang 3 lúc này sẽ là ngang, vì vậy bạn phải break section cho trang 3 để trang 3 dọc lại.

Link bài viết gốc:  tại đây

————

II. Vai trò của Section trong trình bày văn bản:

Trong một số trường hợp khi xây dựng một văn bản (thường là các đề án, luận văn…), ta có nhu cầu trình bày phong phú và đa dạng trong cùng một tập tin văn bản, ví dụ như thiết lập nhiều hệ thống lề cho văn bản; hướng giấy khi in ấn; nhiều hệ thống header, footer khác nhau; nhiều hệ thống thứ tự số trang và thiết lập chế độ bảo vệ khác nhau cho mỗi đoạn… trong cùng một văn bản.

Có thể bằng cách này hay cách khác, bạn dùng các công cụ trong ứng dụng thực hiện được các tính năng trên, tuy nhiên chúng ta có thể sử dụng một phương pháp chia đoạn và sẽ thực hiện các chức năng trên từng đoạn nhờ công cụ chia đoạn Section.

1. Chia văn bản thành nhiều Section (đoạn, phần).

Đặt con trỏ vào vị trí muốn chia đoạn, sau đó chọn thực đơn Insert, chọn Break, ta có các lựa chọn như sau:

Để chèn thêm section, ta chọn 4 lựa chọn ở mục Section break types, cụ thể như sau

- Next page: Section mới bắt đầu từ đầu trang tiếp theo.

- Continuous: Section mới bắt đầu ngay tại vị trí con trỏ.

- Even page: Section mới bắt đầu từ trang chẵn tiếp theo.

- Odd page: Section mới bắt đầu từ trang lẻ tiếp theo.

Sau khi thực hiện xong thao tác trên, văn bản đã được chia thành hai phần, phần sau cách phần trước bởi ranh giới là dấu Section break mà ta vừa chèn vào (có thể nhìn thấy dấu phân cách này khi ta chọn thực đơn View và chọn Nomal, số thứ tự của section cũng thể hiện trên thanh trạng thái). Bằng cách này, ta có thể chia một tập tin văn bản thành nhiều Section theo ý muốn.

2. Thiết lập nhiều hệ thống lề (Margin) và hướng giấy in (Orientation) trong cùng một văn bản.

Ta có thể thiết lập mỗi một section có một hệ thống lề (Margin) khác nhau theo ý muốn, cách làm như sau:

Đặt con trỏ vào Section muốn thiết lập lề, chọn File, chọn Page setup, chọn thẻ Margin. Ta thiết lập lề cho trang in bình thường theo ý muốn, và cuối cùng, muốn chế độ lề vừa thiết lập chỉ áp dụng cho Section chứa con trỏ thì tại mục Apply to ta chọn This section (hình minh hoạ), nếu muốn chế độ căn lề áp dụng cho toàn bộ văn bản ta chọn Whole document. Tương tự ta cũng thiết lập được hướng giấy in cho riêng từng Section tại thẻ Paper size.

3. Thiết lập nhiều hệ thống tiêu đề trên và tiêu đề dưới (header and footer) cho các Section.

Tại Section sau, ta muốn có tiêu đề trên và tiêu đề dưới khác với Section trước ta làm như sau:

Đặt con trỏ tại Section sau, chọn thực đơn View, chọn Header and footer, trước khi soạn vào nội dung tiêu đề chúng ta nhấn vào nút Same as previous cho nút này đang ở chế độ lún xuống thành chế độ bình thường nhằm loại bỏ tuỳ chọn các Header và footer của tất cả các Section đều giống nhau (hình minh hoạ).

Lúc này các Header và footer mà ta gõ vào, sẽ khác với các Header và footer của Section trước đó. Bằng cách này, ta có thể tạo các Header và footer cho riêng từng section.

4. Thiết lập nhiều hệ thống số trang trên cùng một văn bản.

Ta có thể tạo mỗi một Section có một hệ thống số thứ tự của trang (page number) khác nhau, cách làm như sau:

Đặt con trỏ tại Section muốn tạo hệ thống số trang riêng, chọn thực đơn Insert, chọn Page numbers, cửa sổ Page numbers hiện ra, chọn nút Format. Tại mục Page numbering của của sổ Page Number Format, ta đánh dấu vào mục Start at và chọn số thứ tự đầu tiên của trang đầu tiên của Section (hình minh hoạ). Khi hoàn thành, Section này sẽ có một hệ thống số thứ tự trang riêng theo ý muốn của bạn.

5. Thiết lập chế độ bảo vệ nội dung cho từng đoạn văn bản.

Sau khi đã tạo được các Section cần bảo vệ nội dung, ta làm như sau:

Chọn thự đơn Tools, chọn Protect Document, hộp thoại Protect Document hiện ra, ta đánh dấu vào mục Forms, khi đó nút Sections mới được cho phép kích hoạt (sáng lên), ta chọn vào nút Sections.

Hộp thoại Sections Protection hiện ra, trong đó có các Section được đánh số theo thứ tự từ 1 đến 9. Để bảo vệ Section nào, bạn hãy đánh dấu vào Section đó, thí dụ Section 2.

Trở lại hộp thoại Protect Document, bạn nhập mật khẩu vào ô Password (Options). Hộp thoại Confirm Password hiện ra, bạn gõ lại mật khẩu cũ một lần nữa trong ô Reenter Password to open.

Sau khi hoàn thành các bước này, văn bản đã được bảo vệ theo từng Section theo ý đồ của bạn, tất cả nội dung trong đoạn được bảo vệ sẽ không thể sửa chữa (tất nhiên là trừ chính bạn).

Muốn sửa chữa nội dung của văn bản, bạn chọn thực đơn Tools, chọn Unprotect Document. Hộp thoại Unprotect Document hiện ra, gõ đúng mật khẩu vào ô Password ta mới có thể sửa chữa được đoạn văn bản mà ta bảo vệ.

Link bài viết gốc:  tại đây

III. Xem thêm:  Đánh số trang, chèn ký tự đặc biệt… vào file văn bản

MS Word: Tiếp theo loạt bài về Tin học văn phòng, QuanTriMang.com giới thiệu cách đánh số trang file văn bản; chèn ký tự đặc biệt, ký tự toán học, chèn giờ … ngày … tháng … năm, và một số nội dung khác vào nội dung file văn bản.

Đánh số trang không cần vào phần Header, Footer.

1. Vào Insert \ Page Numbers…

Page Numbers…

2. Màn hình xuất hiện hộp thoại Page Numbers:

Page Numbers:

  • Position: Vị trí đặt số
    • Top of page (Header): Đặt số lên đầu trang (Header)
    • Bottom of page (Footer): Đặt số ở dưới cùng trang (Footer)
  • Alignment: Căn theo lề:
    • Right: Lề phải
    • Center: Căn lề giữa
    • Left: Lề trái
  • þ Show number on first page: Cho hiển thị/ẩn đánh số trang ở trang đầu tiên của file.
  • Nút Format… Mở hộp thoại Page Number Format – Một số căn chỉnh cho việc đánh số trang:

Page Number Format

    • Number format: Kiểu đánh số (1, 2, 3,…; – 1 -, – 2 -, – 3 -…; a, b, c,…)
    • Include chapter number: Chèn thêm thứ tự đề mục
    • Page numbering: Số thứ tự trang đang đánh:

Mặc định của chế độ đánh số trang là bắt đầu từ trang số 1, nếu bạn không muốn số bắt đầu là số 1, mà là số 6 thì nhập vào ô Start at số 6 (Chú ý: Nếu đánh số trang bắt đầu từ số 6 thì trang đầu tiên sẽ được đánh số 6, lúc này nếu bạn đặt lệnh in là trang số 1, 2, 3, 4, 5 thì máy in sẽ không đọc được để in).

3. Chọn nút OK để hoàn thành việc đánh số trang.

Chèn Ngày, tháng, giờ trong nội dung file văn bản

1. Vào Insert \ Date and Time…

Date and Time…

2. Xuất hiện hộp thoại Date and Time:

Date and Time

  • Available formats: Lựa chọn kiểu giá trị hiển thị
  • Language: Lựa chọn loại ngôn ngữ hiển thị (Anh, Việt,…)
  • þ Update automatically: Tự động cập nhật
  • Nút Default…: Thiết lập chế độ mặc định

3. Chọn nút OK để đồng ý chèn ngày, tháng, giờ vào nội dung file.

Chèn một số nội dung khác vào nội dung file văn bản

1. Vào Insert \ AutoText:

Insert \ AutoText

2. Lựa chọn nội dung muốn chèn

Chèn ký tự đặc biệt, ký tự toán học vào nội dung file

1. Vào Insert \ Symbol…

Insert \ Symbol…

2. Xuất hiện hộp thoại Symbol, chọn thẻ Symbols & chọn ký tự đặc biệt:

Symbols

  • Font: Chọn loại phông chữ hiển thị ký tự đặc biệt
  • Recently used symbols: Hiển thị 16 ký tự đặc biệt đã được sử dụng gần thời điểm hiện tại nhất.
  • Wingding: Hiển thị con số của ký tự đặc biệt. (Trong toán học mỗi một ký tự đều được mã hóa bởi một con số nào đó)
  • Charater code: Số của ký tự đặc biệt, ở ô này bạn có thể nhập số của ký tự đặc biệt để tìm mà không phải lựa chọn theo bảng danh sách ký tự hiển thị ở trên.
  • From: Số hiển thị ở Wingding và Charater code phụ thuộc ở From: Lựa chọn cơ số hiển thị, mặc định để ở dạng Symbol (decimal) – cơ số 10, hoặc có thể lựa chọn dạng Symbol (hex) – cơ số 16.
  • Nút AutoCorrect… Hiển thị hộp thoại AutoCorrect: Thiết lập chế độ tự động sửa ký tự (ví dụ: bạn có thể đặt từ “abc” là ký tự “@” thì sau khi gõ xong từ “abc” và cách ra, MS Word sẽ tự động chuyển thành ký tự “@”)

AutoCorrect

  • Nút Shortcut Key: Mở hộp thoại Customize Keyboard: Tạo phím tắt cho ký tự đặc biệt.

Customize Keyboard

    • Tại ô Press new shortcut key: Gõ phím tắt dùng cho ký tự đặc biệt (ví dụ trên ảnh là dùng tổ hợp phím Alt + 9 cho ký tự þ)
    • Kích vào nút Assign: Thiết lập phím tắt cho ký tự đó, lúc này tổ hợp phím tắt (Alt + 9) sẽ được chuyển sang vùng Current keys.
    • Chọn Close để hoàn thành.

Việc đặt phím tắt cho ký tự đặc biệt này sẽ giúp bạn không phải vào hộp thoại Symbol mà vẫn chèn ký tự đặc biệt, rút ngắn thời gian gõ nội dung văn bản. Tuy nhiên, bạn nên chú ý đặt phím tắt chỉ cho những ký tự đặc biệt thường xuyên sử dụng và tổ hợp phím đặt không trùng với các tổ hợp phím tắt đang sử dụng, tránh trường hợp làm mất tác dụng của tổ hợp phím đó.

3. Kích vào nút Insert và Close để chèn ký tự đặc biệt ra nội dung file văn bản

Link bài viết gốc: quantrimang.com

About these ads

4 Responses to “page break và section break trong word”

  1. Ngân Hà Says:

    Rất cảm ơn!

  2. hangoc Says:

    Bài viết rất có ích cho mình
    thanks nhìu!

  3. Roberttien Says:

    Thank you so much! Mình đang cần những thông tin hữu dụng này, vì mình đang làm luận văn tốt nghiệp.

  4. lê trang Says:

    Thank bạn nhiều. Bài viết của bạn đã giúp mình rất nhiều


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: